Zoeken

Zo haalt u het beste uit uw werkinstructies

Goede werkinstructies zorgen ervoor dat uw werknemers hun werk goed en veilig kunnen uitvoeren. We vertellen u hoe u het beste uit uw werkinstructies kan halen.

Bij productontwikkeling staan veiligheid en kwaliteit voorop. U stelt hoge eisen aan monteurs en installateurs en dat moet ook, want productie en onderhoud dienen zo goed en efficiënt mogelijk te gebeuren. Met werkinstructies zorgt u ervoor dat de kennis en informatie die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden zo toegankelijk mogelijk is en dat routinewerkzaamheden goed vastgelegd worden, zodat zij hun werk zo goed mogelijk kunnen uitvoeren.

In werkinstructies wordt beschreven hoe een bepaalde activiteit of werkzaamheid moet worden uitgevoerd. Het kan gezien worden als een “borgmiddel”: alle kennis, informatie en ervaring van de organisaties en diens medewerkers staat erin vastgelegd, evenals expliciete afspraken over werkmethodes. Goede werkinstructies zorgen ervoor dat werkwijzen makkelijk opgevolgd en overgedragen kunnen worden. Hierdoor zijn ze ook erg geschikt als trainingsmateriaal voor nieuwe werknemers.

Het beheer van werkinstructies kan soms voor problemen zorgen, zeker wanneer dit beheer niet optimaal is. De werkinstructies zijn niet voor handen op het moment dat ze nodig zijn, ze zijn verouderd of er wordt niet met de meest recente versie gewerkt. Het resultaat: de benodigde reserveonderdelen zijn bijvoorbeeld niet met de meest recente naam aangeduid, wat zorgt voor verwarring en improvisatie. Dit is niet alleen onwenselijk, maar ook onverantwoord. Maar hoe zorgt u dan voor betere werkinstructies?

Efficiëntie en consistentie in werkinstructies

Goede werkinstructies zijn consistent in opbouw, inhoud en terminologie. De werkzaamheden staan in een vaste volgorde en worden steeds zo kort, bondig en eenduidig mogelijk beschreven. Deze eenduidigheid kan ervoor zorgen dat niet alleen de coördinatie binnen en tussen afdelingen verbetert, maar ook de consistentie van documenten binnen de gehele organisatie. Wanneer werkinstructies deze consistentie in opbouw, inhoud en termen waarborgen en daarnaast ook toegespitst zijn op het benodigde kennisniveau van het functieprofiel van uw werknemers, verhoogt u de kans dat zij hun werkzaamheden geheel zelfstandig kunnen uitvoeren.

De taak van een technisch schrijver

Wanneer u werkinstructies op wilt stellen, komt hier vaak een technisch schrijver aan te pas. Een technisch schrijver is iemand die, voordat de werkinstructies opgesteld worden, eerst in gesprek gaat met de betrokken experts: de gebruikers. Terwijl een expert de werkzaamheden uitvoert, analyseert de technisch schrijver dit proces en maakt hij of zij aantekeningen van elke uitgevoerde stap. Deze aantekeningen en eventuele achtergrondinformatie vormen de basis van de uiteindelijke werkinstructies.

De opbouw en publicatie van werkinstructies

Werkinstructies worden opgesteld aan de hand van een vaste opbouw. Allereerst worden de naam en het versienummer van de instructie vermeld, evenals de contactgegevens van de verantwoordelijke persoon en de vereiste kwalificaties of functies van de uitvoerende werknemers.

Daarna wordt een overzicht van informatie en waarschuwingen over veiligheid, gezondheid en milieu opgenomen, samen met een overzicht van benodigde gereedschappen en materialen. Zo kunnen betrokken werknemers direct zien wat ze nodig hebben voor hun werkzaamheden. De werkzaamheden worden in korte, eenduidige stappen beschreven, in de gebiedende wijs en in logische volgorde. Voor extra verduidelijking kan er gebruik gemaakt worden van afbeeldingen, instructietekeningen en symbolen.

Hoe u de werkinstructies publiceert en of en welke afbeeldingen, instructietekeningen of symbolen daarin opgenomen worden, hangt af van uw organisatie, wie er met uw werkinstructies moeten werken en hoe u wilt dat zij met de werkinstructies omgaan. Afhankelijk van deze zaken kunt u kiezen voor het klassieke instructieboekje of voor publicatievormen met een meer visuele insteek, zoals posters, mobiele applicaties of instructievideo’s, al dan niet met scenario’s die door middel van virtual reality gepresenteerd worden. Twijfelt u nog wat de beste vorm voor uw organisatie en doelgroep is, dan adviseren onze experts u graag.

Goede werkinstructies met DCT

Uw werknemers hebben informatie nodig die juist is, op het moment dat zij deze nodig hebben. Eenduidige en inzichtelijke procesbeschrijvingen en werkinstructies zijn onmisbaar. Toegankelijkheid, objectiviteit en up-to-date zijn, zijn hierbij de belangrijkste pijlers. Ze verkorten inwerk- en leertijd en verkleinen de risico’s op schade en ongelukken aanzienlijk. Dat leidt tot lagere kosten, het sneller en beter kunnen uitvoeren van werkzaamheden en een juiste waarborging van kennis. U kunt er zeker van zijn dat werkzaamheden perfect worden uitgevoerd.

Niet iedere organisatie heeft de benodigde specialisatie of capaciteit in huis om de juiste werkinstructies te maken. Dat hoeft ook niet. DCT helpt organisaties om op een efficiënte manier goede werkinstructies te schrijven. We begeleiden u graag door het gehele proces, van analyse tot beheer. We zorgen er samen met u voor dat uw werknemers hun werkzaamheden zo goed mogelijk kunnen uitvoeren.

Heeft u een uitdaging of bent u benieuwd naar de mogelijkheden? Door middel van het onderstaande formulier geeft u eenvoudig uw vraag aan. We komen dan zo snel mogelijk bij u terug.  

Deel dit bericht:

Gerelateerde berichten

Samenwerking DCT en CrossLang

DCT is trots om mede te delen dat wij samen met CrossLang, expert op het gebied van translation automation en language technology, een unieke nieuwe dienst aanbieden. Door bundeling van onze krachten bieden wij een effectieve en kostenbesparende oplossing voor het vertalen van voice-overs.

Lees meer »