Werkinstructies2018-12-07T11:01:30+00:00

Duidelijke, ondubbelzinnige en vakgerichte werkinstructies zijn belangrijk. De kwaliteit van de werkinstructie draagt in hoge mate bij aan de kwaliteit van het eindresultaat van het werk, bijvoorbeeld in assemblagelijnen, bij onderhoudsbedrijven of op helpdesks. Dus is het als bedrijf enorm belangrijk om goede werkinstructies aan te reiken.

Werkinstructies in stappen

Het primaire doel van een werkinstructie is het beschrijven van acties die moeten worden uitgevoerd. Een goede werkinstructie is samengesteld uit een aantal vastomlijnde bouwstenen. Die lijken logisch, maar worden lang niet altijd goed gebruikt.

Afstemming op niveau

Die omlijning begint al bij de afstemming van de werkinstructie op het niveau van degene die de werkinstructie krijgt, een onderhoudsmonteur bijvoorbeeld. Wat kan hij, wat mag hij, wat moet hij weten en wat hoeft hij niet te weten om zijn werk goed te doen. Anders gezegd, wat is relevant voor zijn taak en wat niet.

Logisch en helder

Doorgaans bestaat een werkinstructie uit stappen. Die stappen moeten elkaar logisch en duidelijk opvolgen, zodat een taak stapsgewijs kan worden uitgevoerd. De stappen zijn geschreven in kort, enkelvoudig taalgebruik in de gebiedende wijs. Het is niet verstandig om meerdere instructies in één stap te beschrijven. Dat is onduidelijk en vergroot de kans op fouten. In een werkinstructie moet ook geen overbodige, niet taak gerelateerde informatie staan. Dat leidt af van het uitvoeren van een instructie. Heel veel stappen achter elkaar in een instructie is ook niet verstandig. Beter is het om een werkinstructies op te splitsen in logische delen, bijvoorbeeld: ‘De cilinderkop demonteren’ en ‘De cilinderkop monteren’.

Illustraties

De illustraties van een werkinstructie zijn even belangrijk als de redactionele informatie. In een werkinstructie moet het plaatje geen zoekplaatje worden, niet in grafische vormgeving en niet wat betreft zijn  positie in de lay-out. Het plaatje staat bij het praatje dus. Veel aandacht kan ook worden besteed aan het gebruik van highlights in de illustraties. Die geven in beeld nog eens extra aan over welk onderdeel het gaat en waar dat onderdeel zich bevindt.

Additionele informatie

De informatie over de benodigde gereedschappen en materialen  voor het werk dient een duidelijke plek te hebben in een werkinstructie. Ook hierbij geldt dat er heel nauwgezet gekeken moet worden naar de plaats van die informatie. De juiste gereedschappen en materialen moeten bij de juiste stappen staan.

Consistent

Belangrijk is dat werkinstructies consistent zijn. Indien een stramien is ontwikkeld dat functioneel en duidelijk is, is het aan te raden om dat consequent te gebruiken. Dat levert tijdwinst in het maken van nieuwe instructies, verhoogt herkenbaarheid bij de gebruikers en verkleint de kans op onduidelijkheden en fouten.

Betrokken medewerkers door werkinstructies

Werk maken van duidelijke werkinstructies loont. Naast de voordelen die al benoemd zijn, blijkt ook dat werknemers meer plezier hebben in het werk en gemotiveerder zijn. Door goede werkinstructies krijgen ze inzicht in wat er gedaan moet worden en voelen ze zich meer betrokken bij de taken die ze uitvoeren.