DCT

Making information accessible

Werkinstructies: optimale kennisdeling

Werkinstructies: optimale kennisdeling

Bij technische ondernemingen en onderhoudsbedrijven staan veiligheid en kwaliteit voorop. Zij stellen hoge eisen aan hun operators en monteurs en willen ervoor zorgen dat het technisch onderhoud zo goed mogelijk gebeurt. Maar hoe kunnen zij de kennis en informatie die nodig zijn voor het onderhoud optimaal toegankelijk maken en borgen? Om regelmatig terugkerende werkzaamheden die volgens vaste patronen worden uitgevoerd vast te leggen,  zijn werkinstructies onmisbare hulpmiddelen.

Efficiënt en consistent
In een werkinstructie is vastgelegd hoe iets moet gebeuren. Een werkinstructie beschrijft de meest efficiënte manier waarop bepaalde activiteiten worden uitgevoerd.

Werkinstructies zijn ‘borgmiddelen’: kennis, informatie en ervaring die in de hoofden van medewerkers zit zijn erin vastgelegd. Een goed werkinstructie zorgt ervoor dat een werkwijze eenvoudig is over te dragen en is daardoor zeer geschikt als opleidingsmateriaal voor nieuwe medewerkers.

In werkinstructies zijn expliciete afspraken over bepaalde werkmethodes opgenomen. De opgeslagen informatie is goed uitwisselbaar en consistent qua opbouw, inhoud en terminologie. Dat wil zeggen dat de uit te voeren taken in een vaste volgorde staan en steeds op dezelfde manier kort en bondig worden beschreven. De eenduidigheid wordt versterkt doordat voor elk onderdeel en iedere stap dezelfde termen worden gebruikt. Door hun eenduidigheid kunnen werkinstructies de coördinatie binnen en tussen afdelingen van een bedrijf en de consistentie van documenten, zoals werkinstructies, kennisbouwstenen en systeembeschrijvingen, over vestigingen heen verbeteren.

Betrokken medewerkers
Door de manier waarop een werkinstructie is opgesteld, kan een medewerker het werk zelfstandig uitvoeren. De uitvoerende moet met het kennisniveau dat voor zijn functie of rol nodig is de werkinstructie kunnen begrijpen. Werkinstructies zijn dus geschreven in de taal van de medewerker.

Werkinstructies worden opgesteld door of in samenspraak met degenen die het werk of de activiteiten uitvoeren. Daardoor legt de werkinstructie de kennis en ervaring van de ‘experts’ vast. Ook vereenvoudigt het betrekken van medewerkers bij het opstellen van werkinstructies de implementatie van de beschreven werkmethode. Vaak worden voor het opstellen technisch auteurs ingezet. Terwijl een expert de taken uitvoert, maakt de technisch schrijver een analyse en aantekeningen van elke stap in het werkproces. Deze aantekeningen en eventueel aangeleverde achtergrondinformatie vormen de basis van de werkinstructie.

Stap voor stap
Op de eerste pagina van de werkinstructie staat een aantal metadata, zoals de naam van de werkinstructie, datum, versienummer, contactgegevens van de verantwoordelijke en vereiste kwalificaties. Daarnaast zijn informatie en waarschuwingen over veiligheid, gezondheid en milieu natuurlijk essentieel. Als aan het begin van de werkinstructie een overzicht van de benodigde gereedschappen en materialen staat, kunnen de betrokken medewerkers direct zien wat ze in het magazijn moeten ophalen om de taak te kunnen uitvoeren.

De handelswijze wordt in korte en uniform geformuleerde stappen beschreven. De stappen worden geschreven in de gebiedende wijs; dat is direct en leest prettiger. Alle stappen staan in een logische volgorde. Om de stappen te verduidelijken kan gebruik worden gemaakt van foto’s, technische tekeningen en pictogrammen.

We snappen dat het maken van werkinstructies een specialisme is wat niet ieder bedrijf in huis heeft. DCT helpt bedrijven daarom op een flexibele en efficiënte manier goede werkinstructies te schrijven. Met Task Support begeleiden we u als klant door het hele proces, van analyse via schrijven tot evaluatie en content management. Wij zorgen ervoor dat uw operators en medewerkers hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Geïnteresseerd in Task Support? Neem contact op met DCT.

 

Lees ook onze WIKI-artikelen over: