DCT

Making information accessible

CCMS: denken in delen

Component Content Management System (CCMS)

Voor  ieder bedrijf of organisatie is intern en/of extern gerichte documentatie erg belangrijk. Om mensen te informeren, te instrueren of bijvoorbeeld werkprocedures te verankeren. Om processen te stroomlijnen, machines te bedienen en te onderhouden of producten te gebruiken. Hoe beter die documentatie is, des te groter is het positieve effect ervan. Goede documentatie samenstellen en vooral beheren kost tijd en geld. Té veel tijd en geld, vinden veel bedrijven. Die gedachtegang is niet juist. Documentatiemateriaal samenstellen en publiceren kan heel efficiënt en effectief met een Component Content Management System (CCMS). Een CCMS is een auteursomgeving waarin (technisch) auteurs documentatie modulair opbouwen. Ze denken in delen in plaats van in helen. Daardoor gaan ze slim om met componenten, passen ze hergebruik toe en zorgen ze voor een constante hoge kwaliteit tegen lagere kosten.

Wat is een Component Content Management System?
Een Component Content Management System (CCMS) is een contentmanagementsysteem (CMS) dat content beheert op onderdeelniveau (componenten) in plaats van op documentniveau. Elke component vertegenwoordigt een enkel topic of concept, bijvoorbeeld een afbeelding, een tabel, een productbeschrijving of een procedure. Een component kan zo groot zijn als een hoofdstuk of zo klein als een definitie of zelfs één woord.

Opbouw in componenten
In een CMS zouden deze componenten worden gekopieerd en geplakt, waardoor verschillende versies van dezelfde component ontstaan. Het kan lastig zijn om zulke componenten terug te vinden, omdat ze op verschillende plaatsen staan. Bovendien kunnen in de afzonderlijke kopieën wijzigingen zijn aangebracht, waardoor ze niet meer identiek zijn aan de originele component.

In een CCMS wordt elke component maar één keer opgeslagen en is het één enkele, betrouwbare bron van de content. De componenten worden hergebruikt binnen een document of meerdere documenten. Dit zorgt ervoor dat de inhoud consistent is in de volledige documentatieset.

Laten we als voorbeeld een documentatieset nemen van verschillende types van een machine. Een deel van de informatie over deze verschillende types, bijvoorbeeld veiligheidswaarschuwingen en onderhoudsprocedures, is hetzelfde. Deze componenten worden één keer geschreven, opgeslagen en met andere componenten samengevoegd tot een productbeschrijving. Door in een topic het machinetype als variabele in te voegen, kun je dit topic productspecifiek maken zonder de verdere context aan te passen.

Schrijven in topics
Een van de uitdagingen voor een technisch auteur is het schrijven in topics. Dat betekent dat hij of zij niet schrijft in boekvorm, maar in modulaire, gestructureerde en herbruikbare componenten. De componenten worden samengevoegd tot publicaties. De topics worden gebruikt door het hele proces heen: bij het redigeren, reviewen, vertalen en publiceren. Een tekstverwerkingsprogramma is hiervoor niet geschikt. Vaak werken technisch auteurs in een XML-editor, zoals oXygen of Xmetal.

Wat zijn de voordelen van een Component Content Management System?
Het werken met een CCMS leidt tot een tijds- en kostenbesparing, kwaliteitsverhoging en meer consistentie. Je hoeft content maar één keer aan te passen, omdat een topic maar één keer is opgeslagen in het systeem. Daardoor is een topic makkelijker te zoeken en te vinden en is de informatie consistent. De vertaalkosten gaan omlaag omdat tekst maar één keer wordt vertaald en daarna alleen componenten die zijn gewijzigd worden vertaald.

Welke ervaring heeft DCT met Component Content Management Systemen?
DCT helpt bedrijven hun informatie en technische documentatie op de meest efficiënte en effectieve manier te schrijven, beheren, vertalen en ontsluiten in meer dan 50 talen. De professionals van DCT hebben uitgebreide kennis van en ervaring in het selecteren van het juiste CCMS en het werken met verschillende CCMS’en. De handleidingen, werkinstructies, procesbeschrijvingen en andere technische documentatie die zij maken, zijn allemaal opgebouwd uit herbruikbare topics. De documentatie kan in elk gewenst formaat worden gepubliceerd, van pdf tot website, van folder tot manual.

Lees ook onze WIKI-artikelen over: