DCT

Making information accessible

Microsoft SharePoint als tool voor informatiemanagement

Date: 

donderdag, juni 13, 2013 - 06:15

Microsoft SharePoint is niet meer weg te denken uit het IT-landschap van veel ondernemingen. Zowel grote als kleine bedrijven maken steeds meer gebruik van SharePoint voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Waarin ligt het succes van SharePoint op het gebied van informatiemanagement en waarom neemt het gebruik nog steeds toe?

Bijna elk bedrijf heeft te maken met een toenemende stroom van informatie. De wens en de noodzaak om deze hoeveelheid informatie te beheren en beter toegankelijk te maken wordt steeds groter. Maar vaak ontbreekt het aan de juiste tooling. Neem bijvoorbeeld de opslag van documenten. Vrijwel ieder bedrijf heeft nog zoiets als een mappensysteem, waarin medewerkers hun eigen documenten en bestanden kunnen parkeren. Nadeel van deze decentrale manier van werken is dat alleen de eigenaar kennis heeft van de bestanden, de versies, de samenhang, etc. Bij afwezigheid van de eigenaar kunnen de andere werknemers niet beschikken over deze kennis en is het voor hen lastig of zelfs onmogelijk deze informatie te achterhalen.

Het ontbreekt veel bedrijven aan tijd en geld om aan een adequate oplossing voor dit informatieprobleem te werken. Toch is iedereen ervan overtuigd dat er iets moet gebeuren, juist omdat de informatieberg alleen maar groeit. Out-of-the-box biedt SharePoint 2013 (SP 2013) veel mogelijkheden om informatie te beheren en zo de informatiestromen weer controleerbaar te krijgen. Het is te eenvoudig om te denken dat de inzet van een tool als SharePoint bovenstaande problemen allemaal ineens oplost, maar SP 2013 helpt zeker bij het zetten van de eerste stappen in de goede richting.

SP 2013 heeft functies die de informatiestromen op een laagdrempelige manier in goede banen kunnen leiden.

  • Document Management Systeem (DMS)
    Vaak is het lastiger om een document toe te voegen aan een DMS dan aan een mappensysteem of een eigen folder. Nieuw in SP 2013 is de mogelijkheid om een document direct vanaf het filesysteem in de juiste document-library te slepen. Het lijkt op werken in een file-systeem, wat prettig is voor de eindgebruiker. Documenten in een document-library zijn direct beschikbaar om te doorzoeken.
  • E-mailintegratie
    E-mails en documenten horen bij elkaar. Toch wordt een e-mail met als bijlage een document in outlook beheerd, terwijl overige documenten in SharePoint worden beheerd. Nieuw in SP 2013 is de ‘Site Mailbox’, een gezamenlijke mailbox voor medewerkers die samenwerken in bijvoorbeeld een project. Projectgerelateerde e-mails kunnen naar de Site Mailbox worden gestuurd en de bijlagen kunnen eenvoudig naar een document-library worden gesleept. Hierdoor worden alle e-mails en documenten voor dat betreffende project centraal opgeslagen. De e-mails en documenten zijn toegankelijk voor alle betrokkenen.
  • Takenintegratie
    De praktijk leert dat elk individu taken (things to do) op een persoonlijke manier bijhoudt. Er is zo geen overzicht van bijvoorbeeld groepstaken. SP 2013 biedt een gebruikersvriendelijke en uniforme manier van taakbeheer, waardoor eenvoudig overzicht en inzicht kan worden verkregen. Daarbij maakt het niet uit of taken uit MS Project of MS Outlook komen. Taken kunnen ook in een visuele tijdslijn worden weergegeven, wat de leesbaarheid vergroot.
  • Vertalen
    De vertaalservice biedt de mogelijkheid om content, bijvoorbeeld documenten en websites, in SP 2013 eenvoudig te laten vertalen. De redacteur kan door het aanmaken van een ‘translation package’ een document of site laten vertalen. De ‘translation package’ kan in XLIFF formaat worden aangemaakt, waardoor de vertaling in bijna alle vertaalsoftware kan worden verwerkt.

Kortom: SharePoint 2013 biedt bedrijven een laagdrempelige en relatief voordelige manier om grip te krijgen op de toenemende stroom aan informatie. Lees meer op de site van SharePoint (link: http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint/microsoft-sharepoint-collab...) of neem contact op met DCT als u meer wilt weten over de informatiemanagementmogelijkheden van SharePoint 2013.