DCT

Making information accessible

NedTrain: Optimale kennisdeling

DCT Advies Informatie Management - Business Case NedTrain optimale kennisdeling
"DCT helpt NedTrain om de hoogst mogelijke beschikbaarheid en betrouwbaarheid van het rollend materieel te bereiken. Met het op maat ontwikkelde metadata- en contentmodel is het zoeken en vinden van documenten eenvoudig geworden. Onderhoudsmedewerkers krijgen de beschikking over taakgerichte informatie. Daardoor zijn zij optimaal in staat taken correct uit te voeren. En er is een platform opgeleverd waar kennisdeling gestimuleerd wordt om zo creativiteit en innovatie te verhogen."

Opdrachtgever

NedTrain is al meer dan 165 jaar specialist in onderhoud, service, reiniging en revisie van rollend materieel. Op meer dan dertig strategische plaatsen aan het Nederlandse spoorwegnet onderhoudt zij 24 uur per dag, 7 dagen per week de reizigerstreinen van haar opdrachtgevers. Om de hoogst mogelijke beschikbaarheid  en betrouwbaarheid van het materieel te bereiken wordt veel geïnvesteerd in kennisoverdracht aan medewerkers, high-tech werkplaatsen en het meest moderne materieel.

Situatie

Om er voor te zorgen dat het onderhoud zo optimaal mogelijk gebeurt, wordt binnen NedTrain veel gebruik gemaakt van documentatie en taakgerichte informatie. Geconstateerd is echter dat de opgeslagen informatie niet goed uitwisselbaar is en niet consistent is qua opbouw, inhoud en terminologie. De diverse locaties hebben elk hun eigen cultuur en werken met verschillende toeleveranciers, die documentatie in hun eigen taal en stijl leveren. Hierdoor zijn documenten slecht toegankelijk en de zoekmogelijkheden beperkt. Kennis wordt dus niet optimaal gedeeld en de documenten kunnen niet goed worden beheerd. Zaken als versiebeheer, redactieproces, herbruikbaarheid, terminologie en de publicatie van documenten verlopen daarom niet naar wens.

Opdracht

NedTrain heeft DCT gevraagd de consistentie van de documenten (werkinstructies, kennisbouwstenen, systeembeschrijvingen, tekeningen en Naslagwerken voor Onderhoud & Storingzoeken) over de vestigingen heen te verbeteren, documenten beter toegankelijk te maken en een proces voor het beheer te implementeren.

DCT-aanpak

Daar waar andere aanbieders vaak een nieuw systeem aandragen maakt DCT optimaal gebruik van bestaande systemen en informatie. DCT is gestart met een inventarisatie van de verschillende informatiebehoeftes. Dit heeft een complete en betrouwbare set aan eisen opgeleverd voor proces, organisatie, informatie en tooling (waaronder applicaties en systemen). Op basis hiervan is vervolgens een voor NedTrain op maat ontwikkeld metadata- en contentmodel opgesteld. De verschillende applicaties waarmee de medewerkers de informatie gaan schrijven, beheren, delen en publiceren worden op basis van dit model ingericht.

Resultaat

Op basis van het al aanwezige Microsoft Sharepoint is een beheeromgeving ontwikkeld waarin objecten en documenten in een beveiligde omgeving worden opgeslagen. Deze informatie is gekoppeld aan de waarden die in het contentmodel zijn gedefinieerd. Op basis hiervan worden in de gebruikersomgeving gepersonaliseerde views voor de verschillende doelgroepen gegenereerd. Aanvullende functionaliteiten van de gebruikersomgeving zijn bijvoorbeeld het zoeken en vinden van documenten, kennisdeling, inzicht in terminologie en ‘where used’-rapportages. Deze opzet zorgt voor een omgeving waar kennis, een van belangrijkste en waardevolste assets van NedTrain, optimaal kan worden vastgelegd en gedeeld door de medewerkers.