DCT

Making information accessible

Essent: Toegankelijk voor iedereen

DCT Advies Informatie Management - Business Case Essent informatie toegankelijk voor iedereen
"DCT helpt Essent met het toegankelijk maken van informatie. Door een gedegen inventarisatie van de requirements is er een future-proof model ontwikkeld voor het maken, beheren en distribueren van informatie. Door toepassing van metadatering op alle gegevens is zoeken en vinden voor iedere doelgroep mogelijk geworden. De informatie is efficiënt en effectief benaderbaar via een portaal. Werktuigbouwkundigen vinden sneller antwoorden op hun vragen en kunnen het systeem eenvoudiger verrijken met nieuwe ervaringskennis."

Opdrachtgever

Essent is een grote naam in Nederland in de energieproductie. De toepassing van nieuwe technieken is een belangrijk onderdeel binnen de verschillende business units van deze organisatie. Onze opdrachtgever heeft de ambitie om op het gebied van techniek uit te groeien tot een toonaangevende speler op de Noordwest-Europese markt. Om deze ambitie te realiseren, investeert Essent veel in onder andere nieuwbouw en modernisering van installaties en centrales.

Situatie

Essent hecht veel waarde aan veiligheid, technische kwaliteit en service en stelt daarom hoge eisen aan zijn operators en monteurs. Geconstateerd is dat medewerkers in hun werk onvoldoende werden ondersteund door informatie. In de enorme hoeveelheid aan informatie bij een elektriciteitscentrale konden zij moeizaam hun weg vinden. Daarnaast speelde ook dat veel waardevolle kennis lag opgeslagen in de hoofden van medewerkers.

Opdracht

DCT is gevraagd naar een oplossing om deze grote hoeveelheden bestaande informatie beter toegankelijk te maken en om waardevolle kennis te borgen en te delen. Alle waardevolle informatie moet zeer toegankelijk zijn voor zowel leer- als praktijksituaties (informatie om van te leren en om mee te presteren). Werknemers moeten eenvoudig antwoord kunnen vinden op hun vragen en het systeem kunnen verrijken met nieuwe ervaringskennis. Toegankelijk voor iedereen!

DCT-aanpak

Daar waar andere aanbieders een nieuw systeem aandragen en/of bestaande documentatie herschrijven naar nieuwe documenten, maakt DCT optimaal gebruik van bestaande systemen en informatie. DCT is gestart met interviews en workshops met stakeholders en key users. Dit heeft een complete en betrouwbare set aan requirements opgeleverd voor proces, organisatie, informatie en tooling (waaronder applicaties en systemen). Deze requirements vormen de basis voor de ontwikkeling en implementatie van de oplossing. DCT speelt daarbij een adviserende rol en begeleidt medewerkers van Essent bij de implementatie en uitvoering.

Resultaat

Een van de belangrijkste uitgangspunten is een nieuw informatiemodel voor het beter inrichten en metadateren van documenten. Met begrijpelijke metadata kunnen operators en monteurs eenvoudig hun weg vinden in de grote hoeveelheid aan informatie. Tevens kan met dit informatiemodel eenvoudig nieuwe documentatie van leveranciers tegen het licht van de informatiebehoefte worden gehouden. Een van de geïnventariseerde requirements was een nieuw portaal dat toegang geeft tot alle informatie die in bestaande systemen is vastgelegd. De reacties op de eerste release (december 2011) van dit portaal zijn positief. De verdere uitrol wordt momenteel gerealiseerd. Bovendien hebben de requirements geleid tot nieuwe processen voor het delen van ervaringen en het verrijken van de informatie. Elementen voor de ondersteuning van deze processen zijn/worden meegenomen in de bouw van het portaal.