DCT

Making information accessible

Boon Edam: Publiceren, snel en efficiënt

DCT Advies Informatie Management - Business Case Boon Edam publiceren snel en efficiënt
"DCT heeft voor Boon Edam een FrameMaker-applicatie ontwikkeld, waarmee de documentalisten snel en efficiënt Technical Construction Dossiers kunnen maken en publiceren in iedere gewenste taal. Speerpunten in dit project waren standaardisatie en hergebruik van informatie. Door slim gebruik te maken van de functionaliteiten die Adobe FrameMaker biedt, is dit prima gelukt. De efficiëntie van ons documentatieproces is hierdoor flink toegenomen."

Opdrachtgever

Boon Edam is internationaal marktleider op het gebied van toegangstechnologie. De activiteiten zijn toegespitst op Door Systems, Security Access en Advanced Door Care. Boon Edam is altijd op zoek naar de perfecte oplossing en omdat innovatie een continu proces is, wordt er voortdurend gewerkt aan het verbeteren van de producten, dienstverlening en processen.

Situatie

Bij elk product dat Boon Edam levert, hoort volgens de machinerichtlijn een Technical Construction Dossier (TCD) met alle documentatie, testresultaten, handleidingen en certificaten in de taal van het land waar het product geplaatst wordt. De TCD’s werden met diverse applicaties, waaronder MS Word, Adobe PageMaker en Adobe InDesign, samengesteld, geprint en in een ordner aan de opdrachtgever geleverd. Het proces van creëren van deze TCD’s werd binnen de eigen organisatie ervaren als tijdrovend en niet gebruiksvriendelijk. Bovendien waren, als gevolg van beperkt hergebruik van teksten, de kosten voor het vertalen van de dossiers aanzienlijk.

Opdracht

De documentalisten van Boon Edam hadden behoefte aan een oplossing waarmee zij efficiënter en gemakkelijker konden werken en (vertaalde) teksten konden hergebruiken. Standaardisatie en hergebruik waren de belangrijkste criteria voor een oplossing, maar ook het kunnen publiceren en doorzoeken van de TCD’s waren vereiste functionaliteiten. DCT kreeg tevens de vraag om alle gebruikers te trainen in het geheel zelfstandig maken, beheren en publiceren van de TCD’s.

DCT-aanpak

In een eerste analyse zijn een aantal representatieve TCD’s besproken. Daarna heeft DCT een voorstel gedaan voor omzetting van de bestaande vormgeving naar Adobe FrameMaker. In deze fase is de mogelijkheid van een content management oplossing besproken. Afhankelijk van de hoeveelheid ‘legacy’, de fijnmazigheid van de informatie, de mate van hergebruik en de verschillende publicatievormen is een ‘Return On Investment’ bepaald om de inzet van een Content Management Systeem (CMS) vooraf te beoordelen. Door het beperkte aantal gebruikers bij Boon Edam is voorlopig gekozen om te blijven werken in een file-systeem. Vervolgens zijn binnen de ontwikkelde FrameMaker-template voorzieningen getroffen voor het gebruiken van ‘text insets’, variabelen en conditionele teksten, waardoor de mogelijkheid voor hergebruik van stukken informatie toenam. Uiteindelijk zijn de gebruikers getraind om met de ingerichte FrameMaker-applicatie te werken, zodat ze zelfstandig hun TCD’s kunnen maken, beheren en publiceren.

Resultaat

Het resultaat is een ingerichte FrameMaker-omgeving waarmee de documentalisten TCD’s en andere documenten maken. Zowel voor inhoud als vormgeving is standaardisatie doorgevoerd. Door goed gebruik te maken van de FrameMaker-functionaliteiten wordt efficiënter gewerkt dan voorheen, waar-door de benodigde tijd en kosten aanzienlijk zijn verminderd. Tevens verbetert het hergebruik van bestaande vertalingen in het vertaalproces, omdat het bestaande vertaalgeheugen beter omgaat met ‘legacy’ uit een eenduidige bron. De publicatie naar PDF en de doorzoekbaarheid van het hele TCD in Adobe Portfolio is een enorme verbetering van de benaderbaarheid van de geboden informatie.