DCT

Making information accessible

NedTrain: Optimaler Wissenstransfer

DCT Consultancy Information Management - Business Case NedTrain: Optimaler Wissenstransfer

„DCT hilft NedTrain dabei, die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des rollenden Materials so hoch wie möglich zu halten. Dank eines speziell angepassten Metadaten- und Content-Modells wurden Auffindbarkeit und Abrufbarkeit von Dokumenten verbessert. Wartungsmitarbeiter können auf aufgabenbezogene Informationen zugreifen. Deshalb können sie ihre Aufgaben fehlerfrei ausführen. DCT hat eine Plattform erstellt, die den Wissenstransfer erleichtert und auf diese Weise Kreativität und Innovation fördert.“

Auftraggeber

NedTrain ist seit 165 Jahren ein führender Spezialist für Wartung, Service, Reinigung und Überarbeitung von rollendem Material. An mehr als 30 strategischen Standorten innerhalb des niederländischen Schienennetzes wartet das Unternehmen rund um die Uhr die Personenzüge seines Auftraggebers. Um eine höchstmögliche Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit des rollenden Materials zu erreichen, investiert das Unternehmen in Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern, hochmoderne Arbeitsplätze und neueste Materialien.

Ausgangssituation

Um optimale Wartung sicherzustellen, setzt NedTrain auf Dokumentation und aufgabenbezogene Informationen. In der Vergangenheit sind bei der Weitergabe dokumentierter Informationen über mehrere Standorte hinweg jedoch immer wieder Schwierigkeiten aufgetreten. Außerdem war klar, dass die Dokumentationen unterschiedlich strukturiert sowie Inhalte und verwendete Bezeichnungen uneinheitlich waren. An den verschiedenen Standorten haben sich unterschiedliche Arbeitskulturen entwickelt, und es werden unterschiedliche Lieferanten eingesetzt, die ihre Materialien jeweils in ihrer eigenen Sprache und mit ihrem eigenen Stil erstellen. Deshalb waren die dokumentierten Informationen schwer zugänglich, und die Suchmöglichkeiten waren beschränkt. Wissen wurde nicht optimal weitergegeben, und die Dokumente wurden nicht korrekt verwaltet. Versionsmanagement, Bearbeitungsprozess, Wiederverwendung, Terminologie und Veröffentlichung der Dokumente entsprachen nicht den heutigen Standards.

Auftrag

NedTrain beauftragte DCT, die Einheitlichkeit seiner Dokumente zu verbessern (Arbeitsanweisungen, Wissensdokumente, Systembeschreibungen, technische Zeichnungen sowie Wartungs- und Fehlerbehebungsreferenzen (NOS-Nachschlagewerke für Wartung und Störungssuche)).

Vorgehensweise von DCT

Während andere Anbieter häufig empfehlen, neue Systeme zu implementieren, setzt DCT auf die optimale Nutzung der bereits vorhandenen Systeme und Informationen. Zunächst ordnete DCT die verschiedenen Informationsbedarfe zu. Auf diese Weise konnten wir uns einen vollständigen und verlässlichen Überblick über die Anforderungen an Prozesse, Organisation, Informationen und Werkzeuge (Anwendungen und Systeme) verschaffen. Auf dieser Grundlage erstellte DCT ein Metadaten- und Content-Modell, das an die Anforderungen von NedTrain angepasst ist. Anhand dieses Modells wurden die einzelnen Anwendungen konfiguriert, mit denen Mitarbeiter Informationen dokumentieren, verwalten, teilen und veröffentlichen.

Ergebnis

Mit Microsoft SharePoint, das bereits vorhanden war, erstellte DCT eine Management-Website, auf der Objekte und Dokumentationen in einer sicheren Umgebung gespeichert werden können. Diese Informationen wurden mit den Werten verknüpft, die im Content-Modell definiert waren. Anhand dieser Informationen können in der Benutzerumgebung personalisierte Ansichten für die verschiedenen Zielgruppen erstellt werden. Zu den Unterstützungsfunktionen in der Benutzerumgebung gehören der Abruf von Dokumenten, Wissenstransfer und Terminologie sowie „Where Used“-Berichte. Nach diesem Muster wurde eine Benutzerumgebung erstellt, in der das wertvolle Wissen von NedTrain von den Mitarbeitern optimal dokumentiert und weitergegeben werden kann.